En entreprise, la fin d’année est rythmée par les entretiens annuels individuels d’évaluation, avec un stress latent : qu’est-ce qui m’attend ? Alors pour diminuer votre stress et vous permettre d’aborder ce moment important plus sereinement, voici 5 conseils.
CONSEIL N°1 – Adopter le bon état d'esprit lors de son entretien annuel
Ce moment, pour la plupart d’entre nous, n’est pas envisagé comme une partie de plaisir… Et voilà que notre petite voix nous raconte tout un tas d’histoires : « On va m’évaluer, me juger », « On va me fixer des objectifs encore plus ambitieux », « Je vais devoir me justifier ».
Si vous ressentez une appréhension lorsque le moment de votre évaluation approche, vous pouvez aussi émettre l’hypothèse que ce n’est pas forcément un moment facile pour votre manager. Vous êtes donc dans le même bateau !
Alors, que diriez-vous de changer d’état d’esprit ? Il ne tient qu’à vous de regarder non plus le verre à moitié vide, mais le verre à moitié plein et de considérer que cela peut être un moment constructif. Arriver à l’entretien annuel avec cet état d’esprit aura un impact plus que positif sur la relation.
3 éléments peuvent vous aider à renforcer cet état d’esprit positif :
-Le lieu : pourquoi ne pas avoir cet entretien en dehors de votre entreprise, dans un lieu « neutre », convivial, lumineux ? Notre environnement joue énormément sur notre état d’esprit. Constatez à quel point la météo peut avoir une influence sur votre moral !
ACTION : rechercher autour de vos bureaux un lieu qui pourrait vous permettre de réaliser cet entretien annuel
-Le temps / moment : Il est clé de positionner cet entretien annuel à un moment de la journée où votre énergie est à son maximum. A éviter : après le déjeuner, en toute fin de journée. Et il faut aussi que vous ayez valider votre disponibilité et aussi celle de votre manager. Ce moment mérite du temps et du temps de qualité : pas de réunion juste après qui pourrit vous obliger à écourter l’entretien , assez de temps avec une marge si l’entretien annuel doit durer plus longtemps (prévoir au moins 2 heures)
ACTION : valider que l’entretien annuel est placé au bon moment, sinon proposer de trouver une autre date.
-Les règles de vie : de quoi avez-vous besoin pour que cet entretien annuel se passe bien ? Echange, bienveillance, challenge, transparence … ? Posez- vous la question avant l’entretien annuel et faites la liste. Au démarrage de l’entretien annuel, vous pourrez partager cette liste avec votre manager et lui demander s’il ou elle souhaite rajouter des éléments. Cela permettra de fixer un cadre pour éviter tout éventuel débordement. D’ailleurs, ces règles peuvent d’étendre à la vie de tous les jours !
ACTION : Lister vos « règles de vie » pendant cet entretien annuel
CONSEIL N°2 – FAIRE LE POINT SUR L’ANNÉE ÉCOULÉE PENDANT SON ENTRETIEN ANNUEL
Bien entendu, l’entretien annuel va porter sur vos réalisations de l’année en comparaison avec les objectifs qui vous étaient fixés (en espérant que cela soit le cas).
Idéalement, un entretien annuel se prépare tout au long de l’année par la prise de notes, dans un cahier ou fichier dédié, de vos actions, des résultats obtenus, de votre appréciation. Malheureusement, il est rare d’installer cette routine dans nos agendas.
ASTUCE : caler un bloc temps mensuel dans votre agenda 2019 « Point mensuel – Préparation entretien annuel ».
Une règle d’or lorsque vous allez faire le point sur la réalisation de vos objectifs : être factuel. Cela signifie que ce que vous avancez peut être vérifié et qu’il n’y a pas d’interprétation possible.
L’entretien annuel est aussi l’occasion de donner à voir ce que vous avez réalisé et qui n’était pas dans vos objectifs. Ce peut être la participation à un projet, l’intégration et la formation d’une nouvelle personne dans l’équipe, une présentation un peu « spéciale » devant un auditoire différent…Prenez le temps de laisser revenir tous ces moments un peu différents de votre quotidien et pour lesquels vous avez mis en œuvre d’autres compétences.
Listez vos compétences clés, vos forces. Les objectifs que vous avez atteints ont pu l’être grâce à vos compétences. En entreprise, il est de bon ton de travailler ses points faibles ou axes d’amélioration. Mais ne serait-il pas plus pertinent de capitaliser sur nos points de force qui nous font exceller dans ce que nous réalisons et que nous pouvons mettre au service de notre équipe, de nos collègues ?
Pour chaque compétences et points de force, je vous encourage à trouver un exemple qui en illustre la mise en œuvre. Cela donnera plus de poids et favorisera l’adhésion de votre manager.
CONSEIL N°3 – SE PROJETER SUR L’ANNÉE À VENIR AU COURS DE L'ENTRETIEN
Vous êtes le 31 décembre 2019 et vous regardez l’année écoulée. De quoi êtes- vous fier (fière) à l’issue de cette année écoulée ? Listez tout ce qui vous vient à l’esprit : cela parle bien entendu de vos envies ! Plus votre description sera précise, plus cela vous aidera. Faites appel à vos sens : que voyez-vous ? Qu’entendez-vous ? Que ressentez-vous ?
Qu’êtes-vous parvenu (e) à conserver et que vous appréciez faire en 2018 ?
Qu’avez-vous ajouté de nouveau et qui vous tenait à cœur ?
Qu’êtes-vous parvenu(e) à arrêter de faire et qui vous polluait ?
Cet exercice de visualisation vous permet de vous mettre dans un état constructif de réussite par rapport à l’année qui vient. Et cela vous permet aussi de formuler vos demandes à votre manager.
CONSEIL N°4 – Profiter de l'entretien annuel pour clarifier le mode de fonctionnement
Ce moment d’échanges que vous êtes parvenu(e) à avoir avec votre manager dans le cadre de cet entretien annuel est une opportunité pour aborder et clarifier le mode de fonctionnement entre vous 2.
Voici un exercice pour préparer cette thématique :
1- Mettez-vous à la place de votre manager et répondez aux 2 questions suivantes :
- Qu’est-ce que j'attends de mon collaborateur ?
- Qu'est-ce que mon collaborateur attend de moi ?
2- Changez de place et répondez aux 2 questions suivantes :
- Qu’est-ce que mon manager attend de moi
- Qu'est-ce que j'attends de mon manager ?
Ce serait idéal si chacun de votre côté vous pouviez faire cet exercice, puis le partager lors de l’entretien annuel. Si cela n’est pas possible, vous pouvez de toute façon partager vos réponses en demandant à votre manager s’il est en accord, s’il y a des choses qui manquent et qu’il souhaiterait ajouter.
CONSEIL N°5 – CONSTRUIRE LE PLAN D’ACTION A L'ISSUE DE L'ENTRETIEN ANNUEL
La fin de l’entretien annuel est importante. Vous allez bien entendu vous mettre d’accord sur les objectifs à atteindre en 2019. Rappel : un objectif doit être SMART.
- Simple : facilement compréhensible, ce n’est pas une usine à gaz. Vous devez être capable de le reformuler facilement.
- Mesurable : à quoi saurez-vous que vous avez atteint cet objectif ? Remise d’un dossier, livrable d’un projet, mise en place d’ateliers … ?
- Atteignable : vous devez avoir les compétences pour réaliser cet objectif. Si ce n’est pas le cas, alors un plan de formation doit être proposé ou un accompagnement…
- Réalisable : vous devez avoir les moyens nécessaires pour réaliser l’objectif. Ce peut être la mise à disposition d’outils
-Timé : quelle est l’échéance ?
Pensez aussi à ajouter à ces objectifs, qui sont souvent ceux du manager déclinés à votre niveau, les vôtres : ce que vous voulez ajouter en 2019
Enfin, comment tout cela va-t-il se traduire en terme de plan d’actions ? Il est important de le construire soit pendant l’entretien, soit très vite après, puis de le proposer à votre manager et de lui faire valider. Cela vous permettra d’aborder l’année suivante avec une ligne directrice partagée et donc de gagner en sérénité.
L’entretien annuel d’évaluation est une étape importante qui mérite de la préparation, du temps et un état d’esprit constructif. Vous pouvez avoir besoin du soutien et du regard d’une personne extérieure à votre environnement pour le préparer et ainsi l’aborder sereinement. Si vous ressentez ce besoin, nous pouvons travailler ensemble sur une séance. Pour me contacter (Isabelle Bui)
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