Vous avez signé votre nouveau contrat de travail ou vous êtes sur le point de le faire… Une nouvelle prise de poste s'annonce !

Vous êtes en train de trier vos dossiers en vue de votre prochain départ vers un autre job et/ou une nouvelle entreprise. Quels sont les 5 challenges que vous allez devoir relever pour réussir cette prise de poste et comment faire ?

CHALLENGE N°1 - SE PRÉPARER POUR RÉUSSIR SA PRISE DE POSTE

Il y a plusieurs types de préparation pour réussir sa prise de poste.

• Préparation physique

Bien entendu, vous ne vous préparez pas pour courir un marathon ! Mais quand même…Vous allez devoir vous investir à fond pour prendre vos marques dans ce nouveau poste et vous allez donc avoir besoin de ressources. Que pourriez-vous faire pour être au top physiquement lors de votre prise de poste ? Je vous encourage à faire un vrai break entre votre dernier jour et votre premier jour. Ce peut-être partir en vacances pour vous ressourcer, faire un stage de poterie (et oui, j’aime bien le manuel !) pour vous vider la tête ou toute autre activité. Bref, le plus important est de vous caler un temps, plus ou moins long selon vos besoins, pour recharger vos batteries.

• Préparation mentale

Les conditions dans lesquelles vous partez peuvent avoir affecté votre confiance en vous. Vous allez avoir besoin de vous rebooster mentalement pour réussir votre prise de poste. 1 ou 2 séances de coaching peuvent vous permettre de travailler efficacement sur votre confiance. Quelques conseils dans mon article sur la Confiance en votre projet.

Quel que soit votre niveau de confiance en vous, je vous conseille de faire un bilan de votre job précédent en répondant aux questions suivantes :

1. Qu’avez-vous le plus aimé dans votre poste précédent ?
2. De quoi êtes-vous le plus fier / la plus fière ?
3. Que voulez-vous retrouver à tout prix dans votre prochain job ?
4. Que voulez-vous arrêter de faire ?
5. Sur quelles compétences clés allez-vous pouvoir vous appuyer ? Vos points forts ?

Ce travail de réflexion et de mise à plat vous permettra de vous conditionner positivement pour faciliter votre prise de poste. Si vous souhaitez être accompagné dans ce travail, vous pouvez nous contacter.

CHALLENGE N°2 - RÉUSSIR SA PRISE DE POSTE AVEC SON N+1 ET SON ÉQUIPE

Le 2^èmechallenge d'une prise de poste - et l’un des plus gros - est celui du relationnel avec l’équipe. Quand je pense équipe, je pense à vos interfaces clés les plus proches : manager, subordonnés, collègues de la même équipe.

Lorsque je démarre mes accompagnements, je pose toujours cette question à mes clients : de quoi avez-vous besoin pour que cela se passe bien entre nous ? Et si vous vous posiez dans un 1^er temps cette question à vous-même ? De quoi avez-vous besoin pour réussir votre prise de poste au niveau relationnel ? Ce sont finalement les règles de vie. Transparence ? Bienveillance ? Echanges ? Feedbacks ?

Le 2^ème temps est celui du partage en posant la même question à votre interlocuteur : de quoi avez-vous besoin pour bien fonctionner ensemble ? Cette question peut aussi être posée en réunion d’équipe afin que les règles de vie de l’équipe soient définies ensemble, en veillant à clarifier avec chacun le sens des mots car "confiance" pour l’un ne veut pas toujours dire la même chose pour l’autre.

Je vous encourage donc à poser les questions suivantes : qu’entendez-vous par confiance, quels sont les ingrédients de la confiance ?

La réussite d’une prise de poste démarre par la clarification des modes de fonctionnement. Si je ne donne pas à voir à l’autre ce qui est important pour moi et ma façon de fonctionner, comment peut-il les deviner ?

Pour comprendre ses préférences de fonctionnement et ainsi mieux interagir avec ses collègues, son équipe ou son manager, le MBTI est un formidable outil. Si vous voulez en savoir plus, voici le lien vers l’article que j’ai écrit pour vous présenter cet outil. (Mieux se connaître avec le MBTI pour mieux communiquer).

Si vous allez être amené à encadrer une équipe, faire le point avec chacun des membres individuellement est une étape incontournable.

Vous pourrez découvrir dans l’article de Delphine plein de bons conseils sur le management d’équipe: Comment manager une équipe.

Je sais que si demain je devais de nouveau manager une équipe, je passerais beaucoup de temps au début de ma prise de poste pour connaître chacun des membres de mon équipe : ce qui les fait avancer, leurs aspirations, leurs valeurs, leurs points de force. Je me souviens lors du recrutement d’une collaboratrice de sa réponse à ma question : qu’est-ce qui vous fait venir le matin au travail ? Sa réponse : l’ambiance au sein de l’équipe !

Pour le manager, je donne le plus souvent possible ces 2 questions (vous retrouverez probablement ce conseil dans d’autres de mes articles):

• Ce que je pense que mon manager attend de moi,
• Ce que j’attends de mon manager.

Et afin de vraiment aller au bout de cet exercice, il vous faudra demander à votre manager de faire la même chose :

• Ce que je pense que mon n-1 attend de moi
• Ce que j’attends de mon n-1

Puis terminer par un partage de réponse lors d’un entretien afin de voir les points communs et les différences pour en parler et se mettre d’accord.

CHALLENGE N°3 - DÉVELOPPER SON RÉSEAU POUR RÉUSSIR SA PRISE DE POSTE

La réussite d’une prise de poste passe obligatoirement par votre capacité à développer votre réseau au sein de l’entreprise mais aussi en dehors (fournisseurs, filiales, partenaires…).

On ne peut réussir son job seul. Même un indépendant a besoin des autres !

Alors, prenez votre temps et observez comment cela se passe dans l’entreprise. Qui est copain avec qui ? Comment se prennent les décisions ? Qui sont les influenceurs ? Quelles sont les alliances ?

Vous aurez besoin d’identifier vos alliés, de construire le relationnel avec les personnes clés vous permettant d’avancer sur vos projets et ainsi réussir à votre nouveau poste.

Voici une suggestion d’exercice :

1. Tracez 3 cercles concentriques,
2. Vous êtes au centre du cercle,
3. Remplissez chacun des cercles avec vos les noms de vos interfaces clés.

Plus vous avez besoin de cette interface (personne) pour réaliser les missions qui sont au cœur de votre job, plus cette personne est proche du centre.

Ce document vous accompagnera lors de vos 1ères semaines car vous allez le remplir au fur et à mesure de votre compréhension de votre environnement et éventuellement faire bouger les positions. Normalement, votre manager doit se trouver dans le 1^ercercle.

CHALLENGE N°4 - 100 JOURS POUR RÉUSSIR SA PRISE DE POSTE

Chacun de nos présidents de la république a dû voir arriver la fin des 100 jours avec appréhension car le bilan tombe !

Vous aurez 100 jours pour convaincre ou même moins selon la durée de votre période d’essai (de 2 mois pour les ouvriers et employés, à 4 mois pour les cadres – renouvelables).

Donc, il est important pour convaincre - et vous maintenir au poste - de savoir ce sur quoi on vous attend.

1^er document clé : votre fiche de poste. Je vous encourage vivement à tout faire pour l’obtenir. Certaines entreprises fonctionnent encore sans…Mais difficile alors pour une personne nouvellement arrivée de savoir où commencent et où s’arrêtent ses missions ! Prise de poste = fiche de poste. Et normalement, vous devriez la récupérer avant même de signer votre contrat de travail !

2^ème document clé : vos objectifs sur votre période d’essai à votre poste

Ils doivent être clairement explicités afin que vous sachiez ce sur quoi vous allez être évalué à la fin de ces « 100 jours ». Petit rappel : un objectif doit être SMART

• S comme simple : pas une usine à gaz, vous devez pouvoir le reformuler facilement,
• M comme mesurable : à quoi saurez-vous qu’il est atteint,
• A comme atteignable : vous avez les compétences pour le réaliser,
• R comme réalisable : vous aurez les moyens nécessaires (personnes, matériel, €…)
• T comme "timé" : quelle est l’échéance ?

3^ème document clé : votre rapport d’étonnement sur ce poste

Il est parfois demandé mais pas toujours. C’est un vrai plus que vous pouvez apporter à l’entreprise, à votre service, à votre manager.

Il vous permet de monter votre sens de l’observation, de l’analyse. Bien entendu, il ne doit pas être tourné exclusivement en négatif ! Mais qu’avez vous observé comme dysfonctionnements et comment pourrait-on y remédier ? Vos suggestions d’optimisation démontreront votre capacité à être force de proposition. Et puis, bien entendu, faites ressortir ce qui selon vous fonctionne bien et aide l’entreprise à atteindre ses objectifs. Voici quelques suggestions de thématiques : l’organisation interne, les process, les valeurs, le management, l’ambiance de travail, les équipes, les infrastructures…A vous d’ajouter celles que vous trouverez pertinentes.

Une erreur à éviter : parler de votre ancien job en disant que c’était mieux avant. Vous risqueriez d’avoir une retour un peu sec du genre : et bien pourquoi êtes-vous parti ?

Vous aurez tout le temps un peu plus tard pour proposer de nouvelles façons de faire inspirées de vos expériences passées. C’est aussi pour cela que l’on vous a fait venir ! Alors étonnez-vous pour réussir votre prise de poste !

CHALLENGE N°5 - S’IMPRÉGNER DE LA CULTURE D’ENTREPRISE POUR RÉUSSIR SA PRISE DE POSTE

Notre performance est fortement impactée par notre environnement : les autres, nos outils de travail, notre lieu de travail et surtout les valeurs de l’entreprise.

Certains burn-out trouvent leur origine dans un désaccord entre les valeurs du salariés et celles de l’entreprise : « je ne me retrouve plus dans les valeurs de mon entreprise », « on me demande de faire des choses qui ne sont pas en accord avec ce que je suis ». Je me souviens d’avoir échangé avec un entrepreneur qui avait quitté son entreprise suite à un désaccord que je pourrais qualifier d’éthique : son entreprise lui demandait de tout faire pour que les fournisseurs ne puissent livrer à temps afin de de ne pas les payer…

Bref, ceci pour vous dire que pour réussir votre prise de poste, vous aurez besoin d’être en accord avec les valeurs de votre entreprise. Idéalement, vous les aurez identifiées avant d’intégrer l’entreprise et de signer votre contrat…Mais entre ce que les entreprises affichent comme valeurs et celles qu’elles démontrent, il y a malheureusement parfois des écarts… Alors à vous de vous lancer dans a quête des valeurs de votre entreprise, de comprendre comment elles s’expriment, qui en est le « représentant » pour réussir votre prise de poste.

Et parallèlement aux valeurs, il y a aussi les codes de l’entreprise, son langage.

Ils peuvent être de plusieurs natures :

• Le vocabulaire ou jargon : il peut y en avoir plusieurs au sein d’une même entreprise, selon les services,
• Le comportement : ce peut être la façon d’être ou de dire les choses (mettre les formes ou être direct…)
• L’habillement : les codes vestimentaires peuvent être très éloignés entre une maison de luxe et une start-up,
• Les règles écrites : cela concerne le règlement intérieur, les règles de sécurité, mais aussi les process métiers…
• Les règles non écrites et implicites : par nature difficiles à identifier, cela vous amènera à observer, questionner, clarifier pour les découvrir.

J'ai confiance en votre capacité à relever ces challenges et j'espère que mon article vous y aidera ! Si vous avez besoin d'un coup de pouce ou d'un soutien pendant cette période, vous pouvez prendre contact pour échanger et voir si un coaching serait adapté.

Pour profiter des bonnes pratiques de chacun en terme de prise de poste, vos pouvez les ajouter dans la rubrique Commentaires.

Au plaisir de vous lire !

Isabelle Bui, coach professionnelle